Egal ob Lieferanten, Kunden oder Finanzamt: Unternehmen erhalten täglich Korrespondenz von unterschiedlichsten Ansprechpartnern. Häufig handelt es sich dabei um einen Mix aus klassischen Papierbriefen und E-Mails. Ein Teil der Post liegt also digital und ein anderer analog vor. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies nicht selten einen Mehraufwand bei der Bearbeitung der entsprechenden Dokumente.

Papierpost muss zunächst zum richtigen Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens transportiert werden. Umso länger der Weg, desto zeitaufwendiger, teurer und fehleranfälliger wird dieser Zustellungsprozess. Zudem bremst es Workflows unnötig aus, wenn ein Dokument zwischen zwei Arbeitsschritten erst gescannt oder ausgedruckt werden muss.

Nicht zuletzt ist die Archivierung wichtiger Dokumente in Papierform stets mit Risiko behaftet. Durch Brände, Überschwemmungen oder Einbrüche können kritische Unterlagen verloren gehen und das betreffende Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Viele Unternehmen sind sich zwar der Vorteile digitaler Posteingangs-Software bewusst. Sie zögern jedoch mit der Umsetzung, weil sie den Aufwand der Implementierung scheuen. Wir haben PETRA deshalb so gestaltet, dass sich das Programm besonders leicht in bestehende Prozesse integrieren lässt. PETRA kann vollständig an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden und fügt sich auf diese Weise nahtlos ein.

Richten Sie beispielsweise die Dokumentenklasse “Rechnungen” ein und legen Sie “Rechnungswesen” als zuständige Abteilung fest. Bei Bedarf legen Sie außerdem die berechtigten Mitarbeiter fest. Sind in Ihrem Unternehmen Rundschreiben und Laufzettel üblich? Auch derartige Vorgänge lassen sich in PETRA abbilden und automatisieren.

Die Digitalisierungs-Software PETRA lässt sich nahtlos an die verschiedensten Folgesysteme/ Archivsysteme anschließen. Schon bei der Entwicklung haben wir PETRA so aufgesetzt, das über eine API Schnittstelle bestehende Softwaresysteme angeschlossen werden können. Sie sagen uns, wo die Daten gespeichert werden sollen; wir erledigen die Anbindung.

Wir unterstützen Sie von der ersten Minute bei der Einrichtung Ihrer digitalen Postbearbeitung mit PETRA. In einem eintägigen Workshop zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen – vom Digitalisieren der Dokumente bis hin zum Anlegen der Dokumentklassen und Abteilungen. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Natürlich stehen wir Ihnen auch nach dem Workshop jederzeit für Fragen zur Verfügung. So ist PETRA im Handumdrehen eingerichtet und startklar.

Die Benutzeroberfläche von PETRA ist einfach und klar strukturiert und somit intuitiv bedienbar. Die Software basiert auf unserer innovativen Produktplattform ipsYdion. Da es sich bei PETRA um eine browserbasierte Anwendung handelt, ist zur Nutzung keine Installation erforderlich. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus flexibel mit der Software arbeiten. Bei Bedarf bieten wir komfortable Zusatzfunktionen, wie beispielsweise die Implementierung von Rundschreiben und Laufzetteln in PETRA. Dabei hat jeder Umlauf eine dedizierte Leserliste, die auf Wunsch sequentiell abgearbeitet werden kann. Der Initiator hat die volle Kontrolle über den Lese-Status des Umlaufes.

Alle möglichen Eingangskanäle können an PETRA angeschlossen werden: