Mit Digitalisierung Geld sparen!
Die Digitalisierung hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken und Ihre Ressourcen "Technik" und "Mitarbeiter" effizient einzusetzen. Sie erhöhen spürbar Ihre Produktivität und Effizienz. Die Digitalisierung automatisiert Routineaufgaben und verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für Innovation und Wachstum. Die digitale Verarbeitung aller Briefe, Rechnungen und Akten hat viele Vorteile:
Sie verbessern die Qualität und Sicherheit der Daten, da sie zentral gespeichert, durchsuchbar und revisionssicher sind. Sie beschleunigen die Abwicklung von Geschäftsprozessen, wie zum Beispiel der Rechnungsprüfung und -freigabe. Digitalisierung bedeutet auch weniger Papier, und somit weniger bis keinen Archivbedarf und eine Entlastung der Umwelt.
Jetzt Digitalisierungsberatung nutzen
Die Digitalisierung hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken und Ihre Ressourcen "Technik" und "Mitarbeiter" effizient einzusetzen. Sie erhöhen spürbar Ihre Produktivität und Effizienz. Die Digitalisierung automatisiert Routineaufgaben und verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für Innovation und Wachstum. Die digitale Verarbeitung aller Briefe, Rechnungen und Akten hat viele Vorteile:
Sie verbessern die Qualität und Sicherheit der Daten, da sie zentral gespeichert, durchsuchbar und revisionssicher sind. Sie beschleunigen die Abwicklung von Geschäftsprozessen, wie zum Beispiel der Rechnungsprüfung und -freigabe. Digitalisierung bedeutet auch weniger Papier, und somit weniger bis keinen Archivbedarf und eine Entlastung der Umwelt.
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Warum den Rechnungseingang/ Posteingang digitalisieren?
Die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Erfolge sind effiziente Prozesse. Das Zusammenführen aller Quellen ist der Schlüssel zum erfolgreichen papierlosen Arbeiten. Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu! Dennoch fehlt es nach wie vor an Konzepten sowie der passenden Softwaretechnologie, um das ankommende analoge Papier, gepaart mit schon digitalen Daten in einer Datendrehscheibe, in die richtigen Workflows zu bringen. Unsere Lösung für die gennaten Herausforderungen im Unternehmen ist der digitalen Rechnungseingang PETRA.
Jetzt Digitaler Rechnungseingang kennen lernen
Die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Erfolge sind effiziente Prozesse. Das Zusammenführen aller Quellen ist der Schlüssel zum erfolgreichen papierlosen Arbeiten. Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu! Dennoch fehlt es nach wie vor an Konzepten sowie der passenden Softwaretechnologie, um das ankommende analoge Papier, gepaart mit schon digitalen Daten in einer Datendrehscheibe, in die richtigen Workflows zu bringen. Unsere Lösung für die gennaten Herausforderungen im Unternehmen ist der digitalen Rechnungseingang PETRA.
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Für jede Branche eine individuelle Lösung
Banken & Sparkassen Immobilien & Hausverwaltungen
Öffentliche Verwaltung Industrie
weitere Branchen
Unterschiedliche Branchen haben verschiedene Prozesse
Ein individuelles Customizing ist daher notwendig
Die Kernstrukturen sind jedoch branchenübergreifend gleich
Öffentliche Verwaltung Industrie
weitere Branchen
Unterschiedliche Branchen haben verschiedene Prozesse
Ein individuelles Customizing ist daher notwendig
Die Kernstrukturen sind jedoch branchenübergreifend gleich
Inputmanagement
Das Ziel des Inputmanagements ist es, alle Dokumente effizient zu verarbeiten und in den passenden Workflows zu integrieren.
Eine dezentrale Struktur kann es schwieriger machen, alle Eingangsquellen zu koordinieren und zu zentralisieren. Doch durch eine gezielte Vernetzung von dezentralen Hardware-Systemen wie Scannern mit der passenden Software, können alle Dokumente an einem zentralen Ort erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Workflows erleichtert es, den Bearbeitungsprozess zu optimieren und Zeit zu sparen. Insgesamt ermöglicht das Inputmanagement also eine effiziente und nachhaltige Digitalisierung von Dokumenten, unabhängig von ihrer Eingangsquelle.
Mehr erfahren über unsere Scanlösung
Das Ziel des Inputmanagements ist es, alle Dokumente effizient zu verarbeiten und in den passenden Workflows zu integrieren.
Eine dezentrale Struktur kann es schwieriger machen, alle Eingangsquellen zu koordinieren und zu zentralisieren. Doch durch eine gezielte Vernetzung von dezentralen Hardware-Systemen wie Scannern mit der passenden Software, können alle Dokumente an einem zentralen Ort erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Workflows erleichtert es, den Bearbeitungsprozess zu optimieren und Zeit zu sparen. Insgesamt ermöglicht das Inputmanagement also eine effiziente und nachhaltige Digitalisierung von Dokumenten, unabhängig von ihrer Eingangsquelle.
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Dokumentenerkennung
Dokumente richtig verabeiten!
Nach dem Inputmanagement erfolgt der zweite Schritt der Dokumentenerfassung. Dort werden die Dokumente an die richtigen Stellen verteilt.
• Struktur durch digitale Postkörbe
• Intelligente Verteilung
• Was kann alles verarbeitet werden?
→ Rechnungen - (Gelbe) Post - Kundenakten - Personaldokumente - Lieferscheine - Legitimationsunterlagen - Kreditakten - Formulare - Berichte - Bestätigungen - usw.
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Dokumente richtig verabeiten!
Nach dem Inputmanagement erfolgt der zweite Schritt der Dokumentenerfassung. Dort werden die Dokumente an die richtigen Stellen verteilt.
• Struktur durch digitale Postkörbe
• Intelligente Verteilung
• Was kann alles verarbeitet werden?
→ Rechnungen - (Gelbe) Post - Kundenakten - Personaldokumente - Lieferscheine - Legitimationsunterlagen - Kreditakten - Formulare - Berichte - Bestätigungen - usw.
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OCR Texterkennung
Wann macht eine OCR Erkennung Sinn?
"Optical charakter recognition" ist eine automatische Klassifizierung und Verteilung von Dokumenten. Dies kann die Effizienz innerhalb des Dokumentenmanagements deutlich erhöhen. Oft wird die OCR Technologie als Herzstück des Dokumentenmanagement angesehen. Wichtig: Eine automatische Klassifizierung und Verteilung kann mittels vieler Technologien erreicht werden, beispielsweise Barcodeerkennung. Es kommt also immer auf die Komplexität, an welche Technologie am effizientesten eingesetzt werden sollte. Die modernsten OCR Anwendungen arbeiten bereits mit künstlicher Intelligenz.
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Wann macht eine OCR Erkennung Sinn?
"Optical charakter recognition" ist eine automatische Klassifizierung und Verteilung von Dokumenten. Dies kann die Effizienz innerhalb des Dokumentenmanagements deutlich erhöhen. Oft wird die OCR Technologie als Herzstück des Dokumentenmanagement angesehen. Wichtig: Eine automatische Klassifizierung und Verteilung kann mittels vieler Technologien erreicht werden, beispielsweise Barcodeerkennung. Es kommt also immer auf die Komplexität, an welche Technologie am effizientesten eingesetzt werden sollte. Die modernsten OCR Anwendungen arbeiten bereits mit künstlicher Intelligenz.
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Aktendigitalisierung (E-Akte)
Ordner digitalisieren oder verstauben lassen?
Ein ganzheitliches papierloses Büro lässt sich nur realisieren wenn auch die vergangenen Jahre in digitaler Form vorliegen. Mit der Digitalisierung von Akten schaffen Unternehmen die richtige Ausgangssituation, um langfristig effizienter zu wirtschaften. Denn für den Unternehmenserfolg ist es wichtig, Informationen korrekt zu kanalisieren und strukturiert aufzubereiten. Viele Unternehmen outsourcen ein solches Digitalisierungsprojekt, jedoch können auch Inhouse Projekt Vorteile mit sich bringen.
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Ordner digitalisieren oder verstauben lassen?
Ein ganzheitliches papierloses Büro lässt sich nur realisieren wenn auch die vergangenen Jahre in digitaler Form vorliegen. Mit der Digitalisierung von Akten schaffen Unternehmen die richtige Ausgangssituation, um langfristig effizienter zu wirtschaften. Denn für den Unternehmenserfolg ist es wichtig, Informationen korrekt zu kanalisieren und strukturiert aufzubereiten. Viele Unternehmen outsourcen ein solches Digitalisierungsprojekt, jedoch können auch Inhouse Projekt Vorteile mit sich bringen.
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Digitalisierung ist mehr als nur scannen von Papier!
Was kann man gegen die E-Mail Flut tun?
Die Flut an Mails in Deutschland nimmt immer größere Ausmaße an. Ein beachtlicher Anteil darin macht der Dokumentenversand per Mail aus. Eine intelligente, digitale Dokumentendrehschreibe wie PETRA, kann alles verteilen und verarbeiteten von E-Mail Anhängen (PDF) über die bestehende E-Post, Ablagen auf File Servern oder auch die Verarbeitung aus elektronischen Briefkästen. Ein gezieltes Verbinden aller Eingangskanäle ist das Ziel eines Dokumentenworkflows ganz ohne Medienbruch.
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Was kann man gegen die E-Mail Flut tun?
Die Flut an Mails in Deutschland nimmt immer größere Ausmaße an. Ein beachtlicher Anteil darin macht der Dokumentenversand per Mail aus. Eine intelligente, digitale Dokumentendrehschreibe wie PETRA, kann alles verteilen und verarbeiteten von E-Mail Anhängen (PDF) über die bestehende E-Post, Ablagen auf File Servern oder auch die Verarbeitung aus elektronischen Briefkästen. Ein gezieltes Verbinden aller Eingangskanäle ist das Ziel eines Dokumentenworkflows ganz ohne Medienbruch.
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Digitaler Workflow
Ohne Workflow herrscht Chaos!
Ein gezielter und vordefinierter Arbeitsablauf ist vor allem für wiederkehrende Dokumentenarten von großer Bedeutung. Das Workflow-Management muss jedoch so gestaltet werden, dass die Flexibilität innerhalb der Verteilung gewahrt bleibt. Daher gilt die Maßgabe des Pareto Prinzips, 80% der Dokumente gehen meistens vordefinierte Wege für die restlichen 20% ist eine manuelle Betrachtung zu empfehlen, anstatt eine 100% Marke anzustreben.
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Ohne Workflow herrscht Chaos!
Ein gezielter und vordefinierter Arbeitsablauf ist vor allem für wiederkehrende Dokumentenarten von großer Bedeutung. Das Workflow-Management muss jedoch so gestaltet werden, dass die Flexibilität innerhalb der Verteilung gewahrt bleibt. Daher gilt die Maßgabe des Pareto Prinzips, 80% der Dokumente gehen meistens vordefinierte Wege für die restlichen 20% ist eine manuelle Betrachtung zu empfehlen, anstatt eine 100% Marke anzustreben.
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Dokumentenmanagement
Was versteht man darunter?
Das Dokumentenmanagement umfasst im weiteren Sinne 3 Hauptbestandteile.
1.) Inputmanagement => Bsp. scannen, erfassen und auslesen von Dokumenten.
2.) Workflow-Management => Verteilung und Verarbeitung erfasster Daten.
3.) Outputmanagement => Archivierung und Suche nach beliebigen Dokumenten. Das Dokumentenmanagement umfasst also alle Prozesse und geht daher weit über die reine elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus.
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Was versteht man darunter?
Das Dokumentenmanagement umfasst im weiteren Sinne 3 Hauptbestandteile.
1.) Inputmanagement => Bsp. scannen, erfassen und auslesen von Dokumenten.
2.) Workflow-Management => Verteilung und Verarbeitung erfasster Daten.
3.) Outputmanagement => Archivierung und Suche nach beliebigen Dokumenten. Das Dokumentenmanagement umfasst also alle Prozesse und geht daher weit über die reine elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus.
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Elektronische Archivierung
Wo verbleiben die Daten?
Am Ende des Dokumentenworkflows findet die elektronische Archivierung statt. Diese kann auf unterschiedlichster Weise erfolgen. Oft findet eine Archivierung auf Laufwerken, Folgesystemen oder speziellen Archivsystemen statt. Wichtig ist, dass die Bestimmungen von Seiten des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung sowie der GoBD erfüllt werden. Dazu zählen unter anderem die Auffindbarkeit und Vollständigkeit, wer zu Beginn des Workflows exakt digitalisiert und erfasst hat es am Ende leichter.
Papierkorb
Was kann weg?
Nicht jedes Dokument muss zwingend in einen Workflow einfließen oder archiviert werden. Unnötige Dokumente verstopfen Workflows und kosten Speicherkapazitäten in der elektronischen Archivierung. Daher ist es sehr wichtig, diese Dokumente nach der ersten Sichtung in einen Papierkorb zu schicken, welcher sich regelmäßig selbst leert und somit Speicher freigibt. Eine gezielte automatische oder manuelle Sortierung erspart daher Unternehmen auf Dauer viel Zeit und Kosten.
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Wo verbleiben die Daten?
Am Ende des Dokumentenworkflows findet die elektronische Archivierung statt. Diese kann auf unterschiedlichster Weise erfolgen. Oft findet eine Archivierung auf Laufwerken, Folgesystemen oder speziellen Archivsystemen statt. Wichtig ist, dass die Bestimmungen von Seiten des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung sowie der GoBD erfüllt werden. Dazu zählen unter anderem die Auffindbarkeit und Vollständigkeit, wer zu Beginn des Workflows exakt digitalisiert und erfasst hat es am Ende leichter.
Papierkorb
Was kann weg?
Nicht jedes Dokument muss zwingend in einen Workflow einfließen oder archiviert werden. Unnötige Dokumente verstopfen Workflows und kosten Speicherkapazitäten in der elektronischen Archivierung. Daher ist es sehr wichtig, diese Dokumente nach der ersten Sichtung in einen Papierkorb zu schicken, welcher sich regelmäßig selbst leert und somit Speicher freigibt. Eine gezielte automatische oder manuelle Sortierung erspart daher Unternehmen auf Dauer viel Zeit und Kosten.
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Wir konnten schon einigen Unternehmen helfen, innerhalb der Digitalisierung ein Schritt nach vorne zu machen. Vielleicht ist Ihres das nächste!
Sprechen Sie uns an - wir freuen uns darauf, mit Ihnen in Kontakt zu treten, völlig kostenlos und unverbindlich.
Ihr Team von IP Systeme
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